Event management

Kako organizovati uspešan događaj?


Lansiranje novog proizvoda, obeležavanje jubileja, press konferencije, promocije, modne revije, koncerti, premijere i privatni događaji postali su toliko česti da su jednostavno svakodnevni a datumi se određuju nakon opsežne provere šta se i gde još toga dana dešava. Ukoliko je već neko zakazao “event” traži se sledeći slobodan termin. Iako su gosti koje pozivamo različiti, novinari, kamermani i fotoreporteri ne mogu da isprate nekoliko događaja istovremeno a urednici medija, koji su nam neophodni zbog publiciteta, ne mogu istog dana da objave desetine promocija i zabava u svojim glasilima. Ako se desi da ne zaslužite prostor u novinama ili na televiziji par dana nakon događaja, nemojte se ni nadati objavi jer vaša vest postaje “bajata”. Znači, za početak datum je izuzetno važan. Kada se otvara EXIT, Rolingstonsi imaju koncert ili se otvara Bitef nemojte očekivati ni zvanice niti fotoreportere već promenite datum. Mesto je sledeća izuzetno važna kategorija u event menadžmentu. Ne mora biti prepoznatljivo, ni “in” ali je jako važno da objasnite zvanicama gde se nalazi (na pozivnici možete nacrtati mini-kartu sa putokazima).

Važno je da znamo šta je cilj događaja, ko su ciljne grupe, šta oni misle i u šta veruju u ovom trenutku, šta bismo mi želeli da misle i kako ćemo postići da tako misle. Event menadžer treba da sprovede svoju viziju u delo. “The Complete Guide to Special Event” nam postavlja 10 pitanja na koje svaki menadžer i promoter treba da odgovore pre nego što naprave konačan plan događaja:
1.Da li je događaj dobra ideja?
2.Da li mi posedujemo odgovarajuće veštine planiranja i marketinga da organizujemo takav događaj?
3.Da li smo deo odgovarajuće društvene zajednice?
4.Ko će nastupati?
5.Da li dobro poznajemo infra i suprastrukturu zajednice?
6.Gde će se dagađaj održati? (mesto, venue); Da li možemo da obezbedimo mesto koje želimo za cenu koju sebi možemo da priuštimo?
7.Da li imamo “mamac” koji će pobuditi interesovanje javnosti?
8.Da li ćemo imati podršku medija?
9.Da li imamo fond za advertajzing događaja? Da li možemo da nađemo sponzore? Da li će publicitet/promocija privući “masu”?
10.Da li su naši kriterijumi uspeha razumni?

Kada odgovorite na sva navedena pitanja možete početi da birate i organizujete tim (finansijski, marketinški, operativni, pravni itd.). Za manje evente uglavnom se tim sastavlja od ljudi koji su u kompaniji koja organizuje događaj, dok je za velike spektakle neophodno regrutovati ljudske resurse po preporuci ili iz odgovarajuće branše a pripreme ponekad traju mesecima pa čak i godinama. Event manager treba da sprovede svoju viziju u delo. Mora se znati ko ce prisustvovati događaju i koji su nam ciljevi. Promoter treba da bude čovek koji u svakom momentu prati sled događaja, u hodu rešava krizne situacije, dobro komunicira sa medijima. U Srbiji se neretko desava da marketing ili PR menadžer postaje promoter koji treba da očekuje i neočekivano. Uvek nešto može da pođe po zlu, na primer: dvočasovni nestanak struje na Belom dvoru 21.9.2007. tokom prijema u čast Vlade Divca. Nedavno je Color Press Group organizovao događaj povodom magazina koji uspešno izdajemo 4 godine i za distribuciju pozivnica izabrali smo najpouzdaniju i najbolju službu za dostavljanje. Bili smo potpuno sigurni da će svi gosti dobiti pozivnice, međutim nedelju dana nakon događaja vratilo se dvadesetak koje nikada nisu isporučene jer nikoga nije bilo da preuzme pošiljku a većina ljudi nema naviku da preuzima poštu lično uz priznanicu. Da bi se izbegao takav propust najbolje je za dostavu iskoristiti kompanijskog kurira. Pozvati ljude da potvrde dolazak takođe je poželjno ali na jedan nenapadan i kulturan način jer se neretko dešava da čestim pozivima, mailovima ili porukama opterećujemo partnere, komitente, javne ličnosti pa čak i poznanike i prijatelje. Promoter treba da bude obučen da prebrodi prepreke i ispuni ciljeve koje je zamislio pre organizovanja događaja.

Šta čini događaj uspešnim?
Organizator mora da napravi protokol sa tačnom satnicom, neophodnim pripremama, programom i zaduženom osobom. Važno je obezbediti prevoz ili ga preporučiti, zamoliti novinare da se akredituju, pripremiti press materijal, istaći sponzore, obezbediti objekat i goste, razmisliti o VIP zvanicama i njihovom tretmanu, dizajnirati i distribuirati karte (ako se prisustvo događaju naplaćuje), ostaviti odgovarajući broj poklon ili gratis karata... Nakon događaja posao promotera preuzima press ili marketing služba koja treba da se još jednom zvanično zahvali posetiocima (ukoliko nije u pitanju mega događaj ili koncert), pošalje press materijal i fotografije sa događaja. Promotivni pokloni će vaše goste uvek podsetiti na vas i vašu kompaniju pa se potrudite da uvek imate bar neku sitnicu predviđenu za njih.
Ipak, događaj će biti istinski uspešan samo ako su se ljudi dobro proveli i proširili pozitivan word-of mouth.